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Position Details Job order - J0817-0821 - Campus Co-op Full Time Title Internship Fall - Change Management & Communications Category Administration City Montréal, Quebec, Canada Job Description Stage d'automne - Gestion de changement et communications Description de poste Le Bureau du chef de la direction informatique (CIO) est à la recherche d’un spécialiste en gestion du changement et des communications pour soutenir ses activités internes. En collaboration avec les membres de l’équipe du CIO, le spécialiste devra répondre rapidement aux demandes de communications concernant les incidents liés aux systèmes et aux TI en général. Il fournira également une aide au développement, à l’organisation et à la présentation du matériel de soutien TI pertinent. Le titulaire du poste travaillera dans les bureaux de CGI à Montréal (1350, boul. René-Lévesque Ouest). Connaissances, compétences et aptitudes : • expérience en rédaction technique ou en documentation opérationnelle; • capacité à organiser, à prioriser, à gérer et à accomplir des tâches efficacement et dans les délais établis; • capacité à porter une grande attention aux détails; • excellentes compétences en communication verbale et écrite; • connaissance de la suite Microsoft Office, y compris de MS Visio et de MS SharePoint; • capacité à travailler efficacement en équipe et de façon autonome; • solides compétences en organisation, résolution de problèmes et gestion du temps. Autres exigences : • bilinguisme (anglais et français); • faire de la traduction à l’occasion (de l’anglais au français et vice-versa); • faire un suivi auprès des propriétaires de documents afin de recevoir leurs documents en temps voulu et de les réviser; • fournir du soutien en rédaction et en révision et diriger le développement du matériel de soutien TI; • aider à développer et à maintenir la bibliothèque de gabarits et de soutien des systèmes hébergée sur le portail de l’équipe du CIO; • comme membre de l’équipe de gestion du changement et des communications, contribuer au développement et à l’amélioration des procédures opérationnelles standards (SOP) afin d’améliorer l’efficacité et la qualité du travail de l’équipe de rédacteurs et de réviseurs; • réviser les communications et le matériel de soutien TI : corriger les fautes orthographiques, typographiques et grammaticales, améliorer la syntaxe de même que la lisibilité, faciliter la compréhension et assurer l’uniformité pour la mise en page en anglais et en français; • réviser les documents et formuler des idées et des critiques constructives concernant la clarté, le contenu et le style; • réviser les documents afin d’ajouter les commentaires d’autres réviseurs techniques; • rencontrer les chefs de projet et la direction afin de s’assurer que les documents véhiculent les messages clés, les réalisations du projet, les impacts et les leçons apprises; • voir à ce que la terminologie TI appropriée soit utilisée et traduire les informations techniques en texte clair et lisible dans des documents qui seront utilisés par des ressources n’ayant pas nécessairement un profil technique; • tenir des rencontres avec le personnel technique clé afin de créer des documents efficaces destinés aux utilisateurs finaux; • participer à la planification, au développement, à la mise en place et à l’évaluation des plans et des stratégies de gestion du changement et des communications conçus pour informer les employés sur les solutions et les programmes TI; • produire des documents de haute qualité à l’aide de logiciels de traitement de texte ou de publication assistée par ordinateur. Fonctions et responsabilités Qualités requises pour réussir dans ce rôle Donnez un élan à votre carrière. Le secteur des technologies de l’information (TI) connaît une période extraordinaire. La transformation numérique des organisations continue de s’accélérer, et CGI est au premier plan de ce changement. Nous accompagnons nos clients dans leur démarche numérique et offrons à nos professionnels des opportunités de carrière stimulantes. La réussite de CGI repose sur le talent et l’engagement de nos professionnels. Ensemble, nous relevons les défis et partageons les bénéfices issus de la croissance de notre entreprise. Cette approche renforce notre culture d’actionnaire-propriétaire ainsi, tous nos professionnels bénéficient de la valeur que nous créons collectivement. Joignez-vous à nous pour prendre part à la croissance de l’une des plus importantes entreprises indépendantes de services en technologies de l’information (TI) et en gestion des processus d’affaires au monde. Pour en savoir davantage à propos de CGI : www.cgi.com. Les candidatures non sollicitées provenant de cabinets de recrutement ne seront pas retenues. CGI favorise l’équité en matière d’emploi. De plus, CGI s’engage à offrir des accommodements aux personnes handicapées, conformément à la législation provinciale. Veuillez nous indiquer si vous vivez avec un handicap nécessitant la mise en place d’accommodements raisonnables dans le cadre de notre processus de recrutement, nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins. Internship Fall - Change Management & Communications Position Description The Office of the CIO is currently seeking an employee change management and communications specialist to support its internal operations. Working with other employees of the CIO team, this specialist will respond quickly to requests for system incident and general IT communications as well as assist in the development of relevant IT support material. They will also assist in the general organization and presentation of such IT support material. Knowledge, Skills and Abilities: • Experience in technical writing or operational documentation. • Ability to organize, prioritize, manage, and carry out duties efficiently and within established timeframes • Ability to pay strong attention to detail • Excellent verbal and written communication skills. • Knowledge of Microsoft Office Suite including MS Visio and MS SharePoint. • Ability to work well in a team environment as well as independently. • Strong organizational, problem solving, and time management skills Additional Qualifications: • Is based in Montreal, working from the 1350 Rene Levesque office location; • Is fully bi-lingual (French and English) • Occasional translation required (from English to French and vice versa) • Will track and follow up with various documentation owners to receive their content in a timely manner for your review • Provide writing and editing support and/or lead the development of IT support material • Assist to develop and maintain system templates and support library housed in the CIO team’s online portal • As a member of the CIO change management and communications team, support and contribute to the development and improvement of Standard Operating Procedures (SOP) to enhance the efficiency and quality of the writing/editing team • Edit announcements and IT support material for spelling, typographical , and grammatical errors; proper syntax; as well as readability, ease of comprehension, and consistency to form in both English and French • Review written materials and provide ideas and critical thinking regarding content, clarity, and style. • Review and revise documents to incorporate comments from other technical and editorial reviewers. • Meet with project leads and senior managers to ensure that key messages, project accomplishments, impact, and lessons learned are included in written materials, where appropriate. • Ensure the use of proper IT terminology and translate technical information into clear, readable documents to be used by technical and non-technical audiences. • Conduct interviews with key technical personnel in order to create effective end user documentation • Participate in the planning, development, implementation, and evaluation of communication and employee change management plans and strategies designed to inform our employees about certain IT solutions and programs. • Provide documentation in presentation-ready quality output using word processing or desktop publishing software. Your future duties and responsibilities Required qualifications to be successful in this role Build your career with us. It is an extraordinary time to be in business. As digital transformation continues to accelerate, CGI is at the center of this change—supporting our clients’ digital journeys and offering our professionals exciting career opportunities. At CGI, our success comes from the talent and commitment of our professionals. As one team, we share the challenges and rewards that come from growing our company, which reinforces our culture of ownership. All of our professionals benefit from the value we collectively create. Be part of building one of the largest independent technology and business services firms in the world. Learn more about CGI at www.cgi.com. No unsolicited agency referrals please. CGI is an equal opportunity employer. In addition, CGI is committed to providing accommodations for people with disabilities in accordance with provincial legislation. Please let us know if you require a reasonable accommodation due to a disability during any aspect of the recruitment process and we will work with you to address your needs. Skills Communication (Oral/Written) Reference 566555 Click here to apply